Detalle: responsabilidades y roles clave

 

Rol

Responsabilidades

Aptitudes
recomendadas

Requisito FTE
continuo*

Patrocinador

Persona que tiene la responsabilidad del presupuesto para el programa

  • Establecer y comunicar la visión general del proyecto
  • Proporcionar una comunicación de liderazgo superior en apoyo del proyecto
  • Administrar los cambios adecuados en el liderazgo de todos los departamentos implicados
  • Autorizar e impulsar políticas de cumplimiento normativo para proveedores
  • Controlar informes de estado y plazos
  • Resolver problemas graves, incluidos aquellos relacionados con recursos de la compañía, falta de participación o comunicación de cumplimiento normativo a proveedores
  • Puesto ejecutivo/en administración senior
  • Autoridad dentro de la empresa para implementar el cambio
  • Excelentes aptitudes analíticas, comunicativas e interpersonales
  • Experiencia en comercio electrónico y metodologías de abastecimiento

Algunas horas
por semana

Partes interesadas

Encargados de tomar decisiones en las áreas de Adquisición, Cuentas por pagar (CP), Tecnología informática (IT, por sus siglas en inglés) y Capacitación que ayudan a establecer las políticas, definir los procesos comerciales y proporcionar los recursos

  • Asignar recursos para apoyar al equipo central
  • Apoyar una comunicación de liderazgo superior en apoyo del proyecto
  • Administrar los cambios adecuados en sus departamentos
  • Establecer objetivos en apoyo del programa dentro de sus departamentos
  • Resolver problemas graves, incluidos aquellos relacionados con recursos de la compañía, falta de participación o comunicación de cumplimiento normativo a proveedores
  • Puesto administrativo
  • Autoridad en sus departamentos para impulsar el cambio

8 horas
por trimestre

Líder de activación de proveedores

Gerente de proyecto que lidera el equipo interdisciplinar

(Si el programa crece hasta superar los 500 vendedores, agregue medio FTE)

  • Coordinador principal entre cliente, proveedores y Ariba (cuando se utilizan los Servicios de Ariba)
  • Administrar el cumplimiento normativo de los proveedores y el proceso de ampliación en caso de no cumplimiento
  • Hacer cumplir los objetivos del programa dentro de la organización
  • Aprobar las listas de proveedores para la activación de Ariba Network
  • Planificar y apoyar las comunicaciones con los proveedores
  • Aprobar las comunicaciones con los proveedores y los materiales educativos que han de compartirse con estos
  • Participar en las pruebas de sistemas y UAT
  • Reforzar el cumplimiento del programa de activación de proveedores con proveedores identificados y actores internos
  • Administrar las relaciones con los proveedores, monitorear y hacer cumplir el cumplimiento normativo de los proveedores
  • Proporcionar sesiones de capacitación a proveedores (si fuera necesario)
  • Liderar/participar en forma regular en reuniones de estado
  • Fomentar la iniciativa dentro de la compañía con gerentes de categorías, titulares de relaciones comerciales y el grupo de Cuentas por pagar (CP), y fuera de la empresa con los proveedores
  • Sólidas aptitudes de gestión de proyectos
  • Experiencia en comercio electrónico y metodologías de abastecimiento
  • Excelentes aptitudes analíticas, comunicativas e interpersonales
  • El aspirante debe provenir de la estructura interna de la organización
  • El candidato debe poder trabajar con múltiples departamentos y en todos los niveles de gestión
  • Capacidad de analizar problemas con documentos empresariales (PO, facturas, abonos, etc.)
  • Capacidad para analizar y determinar soluciones a problemas que surjan con los procesos operativos
  • Aptitudes de gestión de cargas de trabajo y la capacidad para procesar tareas complejas y cumplir con plazos de entrega ajustados

0.5 – 1.0 FTE

Gestores de la cadena de suministro

Líder departamental que apoya la comunicación con los proveedores y brinda asistencia con catálogos y órdenes de compra

  • Planificar, gestionar y ejecutar pruebas de aceptación del usuario
  • Actuar como punto de ampliación de problemas relacionados con procesos comerciales y proveedores que no cumplen con las normas
  • Ayudar a definir y ejecutar un programa de gestión de cambios interno dentro de los respectivos departamentos
  • Actuar como experto en Ariba Network y soluciones Ariba
  • Actuar como el campeón del programa dentro de la respectiva unidad comercial
  • Participar en reuniones de requisitos y talleres de configuración
  • Identificar los usuarios avanzados dentro de cada unidad comercial para actuar como experto, brindando asistencia a compañeros y aportando al proceso general
  • Ayudar a impulsar y ejecutar el cumplimiento normativo de los proveedores dentro de sus respectivos departamentos
  • Responder preguntas de proveedores relacionadas con el ámbito comercial durante el proceso de activación 
  • Buen entendimiento de los procesos comerciales y los posibles escenarios que pueden presentarse
  • Capacidad para notificar de manera efectiva a proveedores y actores clave
  • Fuertes aptitudes organizativas para monitorear el progreso de activación de proveedores y llevar un registro del progreso de los proveedores que no cumplen con las normas
  • El equipo puede estar conformado por personal de cualquier departamento, en especial el sector Adquisición dada la importancia de las relaciones con los proveedores

1.0 - 2.0 FTE en base al alcance del proyecto

Recurso de cuentas por pagar

Individuo encargado de organizar la lista principal de proveedores y la ejecución del programa

  • Proporcionar una lista de todos los proveedores y de información relacionada (por ejemplo, volúmenes de transacción, gasto, etc.) del sistema maestro de proveedores  a la activación del equipo del proyecto
  • De la lista de proveedores seleccionados, determinar cuáles son los datos faltantes de los proveedores individuales (por ejemplo, número de teléfono, dirección de email, números de fax, nombres de contacto, datos de gasto ERP, etc.)
  • Actualizar los registros maestros de proveedores; realizar cambios en el archivo maestro de proveedores en base a los datos recopilados
  • Los nuevos proveedores deben agregarse utilizando un proceso formal.  Esto genera una capa de control sobre la cantidad de proveedores nuevos que se agregan o si los empleados deberían utilizar un proveedor preferido (por ejemplo, suministros de oficina)
  • Ayudar a proporcionar sesiones de capacitación para usuarios internos (cambios en el proceso comercial, responsabilidades de Ariba Network, etc.)
  • Monitorear y hacer cumplir las normas para proveedores
  • Contactar a los proveedores que no cumplen con las normas en forma directa
  • Individuos con experiencia en procesos y sistemas de cuentas por pagar
  • Capacidad para comunicarse de manera efectiva con proveedores y actores clave

Apoyo ad-hoc;
algunas horas por mes

Recursos de tecnología informática

Puede suceder que a veces se necesite un recurso de tecnología informática (IT, por sus siglas en inglés), alguien que conozca el proyecto y pueda resolver problemas con las órdenes de compras y/o las factuas. Esta persona no debe trabajar a tiempo completo, pero es responsable de brindar asistencia según se detalla en la descripción del puesto.

Los proveedores de EDI y cXML necesitan a veces un recurso de IT para compradores para comprender las validaciones efectuadas en los sistemas secundarios.

Apoyo ad-hoc;
algunas horas por mes

*Estos son recursos recomendados para un programa de comercio colaborativo de referencia diseñado para brindar reflexiones y un punto de inicio para quienes se embarcan en un nuevo programa. Varios factores, incluidos la complejidad y el alcance del proyecto, las aptitudes de recursos y la experiencia en recursos, influenciarán los requisitos actuales de su programa.

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