Prepararse para el éxito

El éxito de su programa de comercio cooperativo depende de la participación de los proveedores. Que sus proveedores participen o no depende de la creación y comunicación de su política de cumplimiento de comercio cooperativo, y de la medida en que el personal de su compañía esté preparado para cumplirla. Que sus empleados estén bien preparados implica prestar atención a cuatro aspectos:

1.  Recursos: responsabilidades y roles clave

Identifique a los individuos clave que participan y la porción de tiempo que deberían dedicar al programa. Esta tabla presenta la estructura organizacional que resulta más eficaz:

Rol clave

Descripción/Responsabilidad

Porción de tiempo

Patrocinador

Persona que tiene la responsabilidad del presupuesto para el programa. 

10%

Partes interesadas

Tomadores de decisiones en las áreas de Adquisición, Cuentas por pagar (CP), Tecnología informática (IT, por sus siglas en inglés) y Capacitación que ayudan a establecer las políticas, definir los procesos comerciales y proporcionar los recursos.

15%

Líder de activación de proveedores

Gerente de proyecto que lidera el equipo interdisciplinar.  (Si el programa crece hasta superar los 500 vendedores, agregue ½ FTE).

100%

Recursos de cuentas por pagar

Individuo encargado de organizar la lista principal de proveedores y la ejecución del programa.

10%

Recursos de tecnología informática

Persona responsable de resolver los problemas del sistema y las pruebas de integración.

15%

Gerente de la cadena de suministro

Persona que brinda soporte de mensajería a los vendedores y brinda asistencia con catálogos y órdenes de compra.

20%

Para obtener descripciones más detalladas de estos roles y sus responsabilidades, haga clic aquí.

 

2. Partes interesadas

Para atraer a las partes interesadas y fomentar su participación en el programa, reúnase con ellas para discutir su nueva solución de comercio cooperativo y su programa de implementación antes de comenzar el proceso de incorporar proveedores a Ariba Network. El objetivo de la reunión es asegurarse de que toda la organización comprenda y acepte los siguientes aspectos:

  • Cómo la implementación ayudará a lograr los objetivos de la compañía
  • La política de la compañía para cumplir con el programa, y las consecuencias de no hacerlo
  • El rol de cada parte interesada para ayudar a asegurar el cumplimiento
  • Los indicadores clave de desempeño que se utilizarán para medir el progreso

Su ejecutivo de participación del cliente y otros representantes de Ariba pueden ayudarle a planificar su agenda y objetivos de la reunión. (Para ver una agenda de ejemplo, haga clic aquí).

 

3.  Ritmo del programa

Las cosas cambian con el tiempo: su base de suministro, el alcance de sus proyectos, y muchos otros factores internos y externos e influencias. Esta es una de las razones por las cuales su iniciativa de comercio cooperativo no es un proyecto a corto plazo. Es un programa continuo, y es muy importante que le ayudemos a desarrollar una secuencia de eventos y un cronograma para alcanzar sus metas y sostener sus resultados.  Aquí le planteamos algunos aspectos clave a tener en cuenta:

  • Después de su lanzamiento inicial, debe haber un proceso de implementación sucesivo para habilitar a los proveedores restantes en distintos eventos.
  • Estos eventos deben programarse de manera semanal o quincenal para conservar el dinamismo.
  • Para evitar que las actividades de un evento se superpongan con las del siguiente, cada uno debería completarse lo antes posible.

Descargue esta tabla para ver un cronograma de ejemplo del ritmo de un programa.

 

4.  Comunicación

La forma más fácil de poner en peligro la participación de los proveedores es enviando mensajes contradictorios. Por ejemplo, es posible que un proveedor que recibió una notificación solicitándole unirse a Ariba Network llame para preguntar sobre el tema. Si contacta a alguien de su organización que dice no estar familiarizado con el programa o que afirma que no hay de qué preocuparse, probablemente el proveedor no se adherirá, ni ahora ni en el futuro.

Por lo tanto, para garantizar el éxito del programa, usted debe comunicarse con su equipo de liderazgo, empleados, compañeros y demás equipos internos afectados por su iniciativa de comercio cooperativo. Existen tres puntos fundamentales que debe comunicar:

  1. Estamos cambiando la forma de hacer negocios.
  2. Este cambio no es un ejercicio ni un proyecto a corto plazo. Este programa representa un cambio fundamental para nuestro negocio y no es temporal. No volveremos a un proceso basado en papel luego de nuestra implementación de la Red Ariba.
  3. Se espera que cada empleado y proveedor, independientemente de su rol, entienda qué impacto tiene este cambio sobre él y haga su parte para garantizar el éxito del programa.

Creamos algunas plantillas de mensajes que usted puede utilizar para informar a las partes interesadas sobre el lanzamiento de su programa de comercio cooperativo y para alentarlas a realizar compras. Puede descargarlas aquí.

 

Luego...